Plan de empresa

El plan de empresa es un instrumento que identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio, desarrollando todo el proceso de planificación y análisis técnico, económico y financiero que permita el lanzamiento del proyecto empresarial.

Tiene diversas funciones:

  • Permite al promotor llevar a cabo un estudio de viabilidad del proyecto, que apoye el desarrollo en la etapas de lanzamiento y posteriores de la futura empresa.
  • El Plan de Empresa es a su vez una carta de presentación de los emprendedores y su proyecto ante terceras personas de los que se pueda solicitar algún tipo de colaboración y apoyo financiero (posibles socios o socias interesados/as en participar en el proyecto, instituciones financieras, instituciones públicas que puedan apoyar de forma diversa la idea).

Es un documento dinámico, modificable en el tiempo, ya que la empresa está inmersa en un entorno cambiante y afectado por variables ajenas.

BENEFICIOS DEL PLAN DE EMPRESA

  • Reduce la incertidumbre.
  • Analiza la viabilidad de la idea. La viabilidad de una empresa está condicionada al cumplimiento de los cuatro aspectos siguientes:
    • Viabilidad técnica. Es un estudio necesario en las empresas de fabricación y en las de servicios que busca estudiar la posibilidad de realización del producto/servicio previsto. En el mismo se desarrolla el proceso de fabricación/realización, los medios técnicos y humanos necesarios...
    • Viabilidad comercial. Un proyecto es viable comercialmente si justifica la existencia de un mercado para el producto/servicio
    • Viabilidad económica. El proyecto es viable si es capaz de generar beneficios y tiene rentabilidad.
    • Viabilidad financiera. El proyecto es viable, desde el punto de vista financiero, si no plantea problemas de tesorería y tiene una estructura financiera equilibrada, en cuanto a endeudamiento, solvencia y liquidez.
  • Permite el seguimiento de los objetivos del proyecto empresarial.
  • Es una herramienta para la presentación externa de la empresa, habitualmente, su presentación es obligatoria para la solicitud de ayudas, subvenciones o créditos

     

PASOS PREVIOS A LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE EMPRESA

Para comenzar a elaborar un Plan de Empresa es necesario establecer inicialmente un guión de todos los puntos que se quieren tratar.

Asimismo, es recomendable recopilar toda la información posible sobre la actividad, sector económico, datos estadísticos, entorno económico y social, etc. que nos sirva de ayuda para elaborar este instrumento.

Esta información puede obtenerse de numerosas fuentes, entre ellas:

  • Guías de actividad empresarial que publican diferentes instituciones y organismos públicos y privados que trabajan en el ámbito del emprendimiento.
  • Estudios estadísticos de determinados  organismos especializados por ejemplo: el INE (Instituto Nacional de Estadística) y otros muchos.
  • Revistas o publicaciones especializadas del sector donde se pretende poner en marcha la empresa.

CONTENIDO DEL PLAN DE EMPRESA

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO EMPRESARIAL

  • Denominación de la futura empresa.
  • Breve explicación de la actividad a desarrollar. Este punto debe recoger de una forma resumida el origen y las características del proyecto, del sector de la actividad en el que se encuadra el producto o servicio y sus ventajas competitivas y necesidades que cubre.
  • Localización geográfica (provincia, municipio) de la empresa.
  • Fecha prevista de inicio de la actividad
  • Forma jurídica escogida.
  • Socios/as.

2. DESCRIPCIÓN DE LAS PERSONAS PROMOTORAS

  • Datos personales de las personas promotoras del proyecto (nombre, N.I.F., dirección,…)
  • Curriculum profesional de los/las promotores/as.
  • Experiencia o habilidades de las personas promotoras para llevar a cabo el proyecto

3. DESCRIPCIÓN DE LA IDEA DE NEGOCIO

Todo proyecto empresarial se desarrolla en torno a una idea, que surge a consecuencia de la percepción de una oportunidad que pretende dar respuesta a una demanda del mercado respecto a determinados productos o servicios.

Esta idea puede provenir de diversas fuentes, experiencias ya existentes en otros paises o ciudades, o a raiz de nuevas necesidades identificadas en un mercado...

4. ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DAFO

Realizar un estudio de mercado es fundamental para decidir aspectos tan importantes como dónde situar físicamente la empresa o donde captar los clientes objetivo.

A) Análisis interno

Son los elementos determinantes de la propia empresa:

  • ¿Qué sabe hacer?
  • ¿Qué puede hacer?
  • ¿Cuáles son los puntos Fuertes y los puntos débilesl?
B) Análisis externo

Son todos los factores que pueden afectar a la empresa y que son ajenos a los promotes/as:

  • MACRO ENTORNO
  • ¿Es un mercado en expansión?
  • ¿Es un sector concentrado o fragmentado?
  • ¿Existen factores que pueden influir en la actual estructura de mercado de forma considerable?
  • ¿Existen nuevas tendencias?
  • ¿Cómo es el mercado?
  • ¿Qué influencia tienen en el sector económico o en la actividad elegida las decisiones políticas, nuevas leyes, etc.?

  • MICRO ENTORNO
  • Clientes: El estudio de mercado debe determinar y definir quiénes son los potenciales clientes, diferenciando entre clientes particulares y empresas.
  • Proveedores: identificando precios, forma de pago, plazos de entrega, etc. Es importante recoger ofertas de varios proveedores para comparar precios y condiciones de venta.
  • Competencia: Es conveniente identificar el tipo de competencia, sus fortalezas y debilidades, reuniendo información sobr el número de competidores, su localización, características, antigüedad del mercado, precios, calidad, eficacia de su distribución, cota de mercado y olíticas comerciales.
  • Análisis DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades.
  • Ver ficha de conocimiento: Sugestión. DAFO

5. PLAN DE MARKETING

Consiste en diseñar la estrategia comercial de la empresa. Debe definirse:

A) Producto o servicio

Definición del producto o servicio a vender u ofrecer.

B) Precio

Debe fijarse teniendo en cuenta determinados índices, entre ellos más importantes son los siguientes:

  • Los costes de la empresa para producir o vender un servicio o producto.
  • La oferta y la demanda.
  • Los precios fijados por la competencia.
  • El precio psicológico que estima el propio comprador.

También decide si harás descuentos y las condiciones y plazos de cobro que concederás a tus clientes.

C) Punto de venta o de distribución

La distribución es un conjunto de tareas necesarias para hacer llegar el producto hasta el consumidor, una vez finaliza su fabricación.

La distribución está integrada por un conjunto de recursos humanos, materiales y financieros que intentan colocar el producto acabado en los puntos de venta, de la forma más eficaz posible.

Se debe tener en cuenta que en el caso de los servicios, normalmente el sitio donde se encuentra el cliente es el mismo que donde se llevará a cabo el servicio. Esto quiere decir que entre la empresa que hará el servicio u el cliente no habrá intermediarios.

En cambio, para los productos, sí que es posible que haya intermediarios entre la empresa y el consumidor final, estableciendo, por lo tanto si se utilizarán intermediarios y cuáles serán sus características.

D) Publicidad y comunicación

La empresa tiene que dar a conocer sus productos/servicios, para que los futuros clientes puedan comprobarlos o contratarlos.

En este apartado se incluirá cuál será el mensaje que se quiere dar a los clientes, cuál será el canal de comunicación (prensa, buzoneo, venta directa,…), y quién será el destinatario del mensaje, si directamente los clientes o los vendedores del producto/servicio.

También debe exponerse las técnicas de captación de clientes en un principio: ofertas, promociones, muestras, descuentos, etc.

Y para finalizar, explicar cómo y quién va a realizar la promoción y las relaciones públicas sobre todo en el momento de iniciar la actividad.

6. PLAN DE PRODUCCIÓN

Tiene como objeto hacer constar todos los aspectos técnicos y organizativos que intervienen en la elaboración de los productos o en la prestación de servicios.

A) Si se trata de una EMPRESA DE PRODUCCIÓN:
  • Descripción de los productos a producir o a transformar.
  • Descripción detallada del proceso productivo, desde la recepción de las materias primas hasta el almacenaje y la expedición de los productos.
  • Equipos necesarios para la fabricación de los productos característicos, modelos, fórmulas de adquisición, capacidad de producción, costo estimado, calendario de las adquisiciones y duración de los equipos productivos.
  • Cálculo del coste unitario del producto.
  • Alternativas al proceso productivo, decisiones de subcontratación, definición de los subcontratados con su cualificación y coste, descripción del plan de producción en términos de volumen, coste, mano de obra, materias primas, gestión de existencias etc.
  • Descripción de los procesos de control de calidad, control de inventarios y procedimientos de inspección que garantizan mínimos costes y evitan problemas de insatisfacción en los clientes.

Debe compararse con otras empresas del sector que serán presumiblemente competencia directa, destacando las ventajas de la nueva inversión.

B) Si se trata de una EMPRESA DE SERVICIOS:
  • Descripción de los servicios a prestar.
  • Circuito de prestación de los servicios: fases que incluye, quién las va a realizar, etc.
  • Recursos necesarios.
  • Cálculo del coste unitario del servicio.
  • Descripción de los procesos de control de calidad y de atención al cliente.
C) Impacto medioambiental de la actividad

Es importante que en este punto se incluya un análisis sobre el impacto medioambiental de la actividad que se va a desarrollar.

Se trata de analizar los efectos negativos sobre el entorno ambiental y humano de la actividad que se pretende poner en marcha y las medidas propuestas por la empresa prevenirlos, corregirlos y evitarlos.

7. FORMA JURÍDICA

Una de las primeras decisiones a adoptar por la empresa promotora o promotoras de una nueva empresa, una vez estudiado el Plan de Negocio y analizada su viabilidad, es la elección de la forma jurídica a adoptar.

8. PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Este apartado del Plan de Empresa tiene como objetivo garantizar el funcionamiento de los diferentes departamentos de la empresa, así como una apropiada coordinación de los mismos.

Para ilustrarlo, es conveniente confecionar el organigrama de la empresa por áreas de actividad que recoja las personas específicas que ocuparán cada puesto de trabajo.

Debes incluir una descripción detallada de todos los puestos de trabajo:

  • Identificación
  • Funciones y tarifas concretas
  • Formación y experiencia necesaria
  • Responsabilidades
  • Remuneración
  • Convenio laboral al que se acogen los trabajadores
  • Fórmula de contratación y tipos de contrato
  • Política global de la empresa en el área de recursos humanos, donde queden establecidos los planos de formación y especialización para todo el personal.
  • Fórmulas de promoción y ascensos, y todo aquello que tenga relación con los aspectos sociales de la empresa.

Otros aspectos a incluir son:

  • La jornada de trabajo, incluyendo el horario de apertura y de actividad del negocio y el plan de vacaciones de personal.
  • Las medidas de conciliación de la vida familiar y laboral que se vayan a adoptar en la empresa debe aplicar y de aquellas medidas complementarias que se apliquen.
  • El plan de protección y de prevención de riesgos laborales indicará una evaluación de los principales riesgos y una descripción del negocio, la normativa a seguir y las medidas de prevención.
  • El plan de igualdad.

9. PLAN ECONÓMICO-FINANCIERO

El propósito del plan económico financiero es avalar el potencial económico del proyecto.

A) Plan de inversiones

En este punto, se trata de valorar y cuantificar la inversión de la empresa, y el coste económico de la puesta en marcha y constitución de la misma:

  • Los honorarios de un notario, el Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados, etc.
  • La inscripción en el Registro correspondiente (Mercantil, de Cooperativas)
  • La licencia municipal de apertura, etc.

A continuación, se definen los bienes de inmovilizado (aquellos que permanecerán en la empresa):

  • Terrenos y construcciones
  • Instalaciones
  • Maquinaria
  • Herramientas y utensilios
  • Mobiliario
  • Elementos de transporte
  • Equipos informáticos y de oficina
  • Otros

También se debe indicar:

  • Los costes de propiedad industrial, patentes y/o marcas
  • Los gastos de traspaso del local
  • La inversión en aplicaciones informáticas
  • Los depósitos o fianzas
B) Amortizaciones

La amortización es un término económico y contable referido al proceso de distribución en el tiempo de un valor duradero. Se suele usar como sinónimo de depreciación de un bien.

Amortizar significa considerar que un determinado elemento o activo fijo de una empresa pierde por el mero paso del tiempo parte de su valor. Comúnmente se entiende como un fondo de dinero reservado de alguna forma para reponer el inmovilizado o finalizar la vida útil de un bien pero, en realidad, se trata de una ficción contable con la que queremos conseguir una aproximación a la realidad económica y financiera de la empresa.

Para calcular la cuota de amortización para un período determinado existen diferentes métodos (lineal o de cota fija, degresiva, progresiva, variable, acelerada, libre,) pero la que suele usarse es la amortización de acuerdo con las tablas que aprueba el Ministerio de Economía y Hacienda.

C) Plan de financiación

En este punto hay que determinar la financiación con la que se hará frente a las inversiones, es decir, de dónde va a salir el capital necesario para financiar el proyecto.

  • Lo primero que hay que valorar es el capital, es decir, todos aquellos recursos propios, ya sean contribuciones en metálico o en especie (maquinaria, existencias…)
  • Otro elemento es la financiación ajena, compuesta principalmente por los préstamos con entidades de crédito o particulares y las deudas a contraer tanto con los proveedores de inmovilizado como con los proveedores habituales de existencias. Ver Financiación.
  • Con respecto a las ayudas y subvenciones que pueden recibirse de las diferentes administraciones, no deben incluirse en la inversión inicial, puesto que probablemente no se cuenta con ellas en el momento de crear la empresa. Ver ayudas y subvenciones
Hay que recordar siempre que:
  • INVERSIÓN = FINANCIACIÓN
D) Balance de situación inicial

El balance es un documento contable que refleja la situación de la empresa en un momento determinado.

Se considera una representación integral del patrimonio de una empresa en un determinado momento, es decir, la representación por separado del conjunto de bienes y derechos poseídos por la empresa (activo) y del conjunto de obligaciones que tiene contraídas frente a los propietarios y frente a terceros, así como los recursos totales que posee una empresa (pasivo).

En definitiva, el activo y el pasivo no son más que clasificaciones diferentes de una misma cantidad: los recursos totales, lo que implica el cumplimiento de la identidad fundamental de la contabilidad.

  • ACTIVO = PASIVO
E) Plan de ventas e ingresos

Para elaborar una previsión de ingresos se debe seguir un doble camino:

  • Primero determinar una cifra de ventas posibles a partir del estudio de mercado que se realice.
  • Luego, aplicándole un precio fijado, determinar los ingresos brutos (incluidos costes) que va a tener la empresa.

Esta es la manera normal de determinar los ingresos: fijar un número de productos o servicios que se van a vender en un período determinado (normalmente se hace por años o ejercicios económicos) y multiplicar dicho número por el precio unitario. Pero muchas veces esta es una labor muy complicada y una forma de solucionarlo es establecer una cifra de ingresos totales a tanto alzado para un período de tiempo (por año, por meses, por semanas o incluso por días).

F) Previsión de costes (variables, fijos y de personal)

Una vez determinados los ingresos, se calcula cuáles serán los gastos que va a tener la empresa.

  • RESULTADO= INGRESO – COSTES
  • Costes variables: Se trata de aquellos costes que son indeterminados o son generados por el proceso productivo de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En la mayoría de los casos los únicos variables serán los generados por el consumo de existencias. Es el llamado coste de ventas, o coste que tienen para la empresa las mercancías que luego se van a poner a la venta. A este coste, tenemos que añadirle un “margen comercial” (incluye lo que queremos ganar y una parte necesaria para cubrir los costes fijos de la empresa) para fijar el precio de venta al público. Si nuestra actividad consiste en transformar y producir determinados productos o prestar servicios, el coste variable será el de las materias primas necesarias para llevar a cabo el proceso productivo. Además del coste de las existencias y de las materias primas, dentro de los costes variables también hay que añadir los siguientes:
    • a) Subcontratación de la mano de obra externa necesaria
    • b) Costes de transporte
    • c) Costes de envasado y de embalaje
    • d) Cualquier otro coste que venga generado por el propio proceso de venta o de producción
  • Costes fijos: Para elaborar una previsión de gastos fijos, es necesario tener en cuenta los siguientes posibles costes:
    • a) Alquiler
    • b) Mantenimiento y reparaciones
    • c) Servicios de profesionales independientes
    • d) Transportes
    • e) Seguros
    • f) Publicidad
    • g) Suministros
    • h) Gastos de personal: salarios brutos y cotizaciones a la Seguridad Social de las personas socias y de las trabajadoras
    • i) Gastos financieros (intereses de los préstamos)
    • j) Amortizaciones (desgaste previsto de los gastos de constitución, derechos a largo plazo y bienes del inmovilizado).
  • Costes de personal: Como se acaba de indicar, los costes de personal se incluyen dentro de los costes fijos. Dentro de estos, deben recogerse:
    • a) Los costes de personal por cuenta ajena que tenga la empresa. Estos costes corresponde con el importe de los salarios y los costes de seguridad social a cargo del empresario.
    • b) Los costes de personal de la persona empresaria y/o de las personas socias trabajadoras: que corresponden con los cotes de seguridad social y el salario o equivalente para ellas
G) Cuenta provisional de resultados

Consiste en establecer la diferencia entre la previsión de ingresos y la suma de los gastos. Ofrece un resultado provisional que será de beneficios si es positivo y de pérdidas si es negativo.

Para estructurar la cuenta de resultados debemos seguir los siguientes pasos:

  • El primer paso es determinar y valorar los gastos fijos de tu empresa, es decir, los que no dependan del volumen de producción o de ventas.
  • El segundo paso es elaborar una previsión una previsión de los ingresos que esperas obtener de tu actividad, y a partir de la misma, calcular los gastos variables previstos, los que dependen del volumen de producción y/o ventas.

Con estos dos planes (ingresos y gastos) se confeciona la cuenta de resultados previsional.

La cuenta de resultados es el documento que reflejará todos aquellos costes y consumos que serán necesarios para desarrollar la actividad del negocio (previsión de costes), todos los recursos que generare ésta (previsión de ingresos), y su resultado económico (beneficio o pérdida).

Esta previsión es básica a la hora de estudiar la viabilidad de la empresa.

Dado que es importante hacer un análisis de viabilidad económica a medio y largo y plazo, se elaborará una cuenta de resultados anual pero también es muy recomendable que se haga una proyección de tres años como mínimo y si es posible a cinco años, para ver las previsiones de evolución del negocio.

H) Previsión de tesorería

La previsión de tesorería es un documento que refleja los flujos monetarios (pagos y cobros) que generará la actividad.

Esta previsión es básica para detectar posibles desfases entre cobros y pagos,que podría llevar a descubiertos.

Dado que es conveniente hacer un análisis de viabilidad financiera a corto plazo, se elaborará una previsión de tesorería mensual.

Por un lado, se debe hacer una previsión de pagos, determinando el sistema de pagos de las compras (en efectivo, a plazos), vencimiento de impuestos, gastos mensuales, etc.

Por otro lado, debe elaborarse una previsión de ingresos. Será necesario que se determine el sistema de cobro de las ventas, y determinar el crédito que se concederá a los clientes, así como el momento de cobro de otros ingresos o subvenciones.

Para finalizar, la diferencia entre las previsiones mensuales de cobros y pagos, ofrecerá los saldos provisionales de tesorería para cada fin de mes (superávit si es positivo y déficit si el resultado es negativo), que nos ayudarán a determinar la viabilidad financiera del proyecto.

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